 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
132
проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в
различных формах журналов;
• журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по
документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы
приблизительно дату получения документа;
• при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением
документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок
исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи
с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные
контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.
Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система
регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распространение в странах Европы. В
нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но,
к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских
учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД.
Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:
• регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
• карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает
необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;
• карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать
картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную
работу;
• карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в
сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.
Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень
организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.
Форма карточки (РКК — регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов
могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.
Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148
?210)
или А6
(105?148):
Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав
достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать
карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.