 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
131
Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом
входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.
10.3. Формы регистрации документов
Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и
автоматизированная электронная (на ПЭВМ).
Журнальная система регистрации* нужна тогда, когда учет документов выступает на первое
место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при
выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы,
регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы
учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации
используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для
каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью
дробности сведений о документе. Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие
графы **:
* Журнальная система регистрации введена Генеральным регламентом Петра I в 1720 г.
** Алексенцев А.И. Подготовка и издание конфиденциальных документов на бумажных носителях // Секретарское
дело.— 1999. — ¹ 3, с. 30.
Форма регистрационного журнала обычных входящих документов проста и может иметь такие
графы:
Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает очень незначительное
количество документов.
Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в
настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:
• поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию
может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс
регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с
документом;
• журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как
данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он
передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые