 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
130
10.2. Общие правила регистрации документов
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и
использования в справочных целях, независимо от способа получения.
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не
регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и
утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как
приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как
самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять.
К нерегистрируемым документам обычно относят: все рекламные письма; поздравительные письма
и телеграммы; приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания
(книги, брошюры, журналы); пакеты с пометой «лично»; копии нормативных документов, постановле-
ний и распоряжений государственных органов; информационные материалы.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У
входящих документов он не совпадает (существенно меньше его) с учетным порядковым номером,
проставленным в отметке о поступлении документа в организацию.
Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации — одно из основных
правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регистрацию документов
централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении
(фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы,
регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализованно по
группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии.
При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения,
входящие — в день поступления, исходящие — в день отправки.
Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в организацию по почте и через
курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте. Поэтому факс, принимающий
документы, поступающие на имя организации, целесообразно устанавливать рядом с рабочим местом
сотрудника, регистрирующего поступающую корреспонденцию.
Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с
самостоятельными регистрационными номерами.
Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как
правило, следующие сведения:
• дата получения;
• входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
• дата документа;
• регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем ;
• автор (корреспондент) - тот, чей это документ;
• заголовок (о чем документ);
• резолюция;
• срок исполнения;
• исполнитель (кто с ним работает);
• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
• номер дела (куда документ помещен после исполнения).
Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа
руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа
руководителем регистрационная форма дозаполняется — в нее вносятся эти сведения.
При четком взаимодействии с руководителем (если руководитель каждое утро просматривает
полученную корреспонденцию) можно сначала дать документы ему на просмотр, а уже затем, имея его
резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму. Такие сведения, как ход исполнения
документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения
документа.
При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и
исходящих документов, сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и
дополняются. При регистрации внутренних документов нет даты получения, а есть только дата
регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего,
имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес.