 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
129
1.Что понимается под объемом документооборота, почему он увеличивается?
2. Что входит в понятие документооборота?
З. Что влияет на организацию движения документов?
4. Какие организационные документы определяют порядок движения документов в организации
(фирме)?
5. Каковы основные правила организации документооборота?
6. Какие основные потоки документов можно выделить в организации и в чем их особенность?
7. Какие требования предъявляются к организации приема и первичной обработки документов?
8. В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших документов и как
они проводятся?
9. Назовите этапы работы исполнителя с документом. Какие требования предъявляются к обработке
исходящих документов?
10. Каковы правила обработки исходящих документов?
10. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
10.1. Значение и задачи регистрации документов
В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов.
Именно сглаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой
информации и документов и отсюда — обеспечение оперативного решения управленческих задач.
Регистрация документов — это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из
важнейших задач службы делопроизводства — в любое время и в кратчайший срок выдать нужную
справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью
информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие
через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть
зарегистрированы.
Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме,
фиксирующей факт его создания, отправления или получения»*. Как вытекает из определения,
регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает
факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не
оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за
него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Изд-во стандартов, 1998, п. 65.
Регистрация — один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу
за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых — после регистрации исходящие
документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи.
Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой
деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов
делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет
весь дальнейший процесс работы с документами. И поэтому рационализация делопроизводства чаще
всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная
работа по документам.
Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его
анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по
структурным подразделениям и т.п.
Сам процесс регистрации — это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение
их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу
данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информацион-
но-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов
работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по
документам.