 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
128
между структурными подразделениями и отдельными автоматизированными рабочими местами.
Документ может создаваться в электронной форме и передаваться для редактирования, получения
заключения, визирования. Технические возможности компьютерных технологий позволяют изменить
прежние методы работы, но тут возникают организационные трудности из-за проблемы доступа к
информации. Часть сотрудников имеет ограниченный доступ (право чтения, право копирования, право
внесения изменений) только к строго нормированным массивам. Полный доступ ко всем документам
организации могут иметь только руководитель, его доверенное лицо, руководство службы
делопроизводства.*
* Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве). — М.: ЗАО
«Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 1999.
После получения на проекте документа всех виз документ перепечатывают с учетом сделанных
замечаний и передают на подпись руководителю. Исполнитель, получив эту подпись, передает
документ на регистрацию, снимает его с контроля и передает на отправку в службу делопроизводства.
Если адресат подготовленного документа является новым партнером, если их несколько, в службу
делопроизводства передается также адрес или адреса. В необходимых случаях составляется список
рассылки документа. Поступивший документ, копию отправленного документа и его проект с визами
согласования исполнитель подшивает в дело, сделав соответствующие отметки об исполнении.
По такой же схеме работает исполнитель и над инициативными документами — запросами,
уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными письмами.
Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта документа,
его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение
исходящих документов прежде всего оказывает влияние количество подразделений, участвующих в
составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Кроме того, чем выше
уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.
Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе
исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные
записки рассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке
распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в
юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением
трудового законодательства, решения коллегиального органа — специальный аппарат (секретариат
коллегии).
9.6. Правила обработки исходящих документов
Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят
сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.
Обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией, участком канцелярии или
секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.
Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными,
зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.
Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в
документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания,
регистрации и отправки.
Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на
доработку в структурные подразделения.
На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на
которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.
Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей
техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегист-
рированного в установленном порядке.
Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее
первой половины следующего рабочего дня.
Контрольные вопросы