 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
115
Раздел «Регистрация документов» устанавливает организацию регистрации входящих, исходящих и
внутренних документов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание принятой технологии и
порядок индексации документов.
В разделе «Организация справочной работы» устанавливаются принципы построения
информационно-справочной работы в организации, даются описание справочных массивов, их дос-
тупности для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок
систематизации и классификации справочной информации, технология информационно-поисковой
работы.
Раздел «Организация контроля за исполнением документов» устанавливает категории документов,
подлежащие обязательному контролю, порядок постановки на контроль, технологию контроля,
обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за ис-
полнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине,
использование форм и отметок на документах.
Раздел «Оперативное хранение документов» содержит правила хранения документов в службе
документации, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность
документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и
использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.
В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включены порядок и организация проведения
экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению,
требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и
принятой технологии. В Инструкции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с
документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению
подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).
Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала,
систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются
соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы до-кументопотоков, оттиски печатей и
штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных
видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и
др.
Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в
их логической последовательности. Инструкция — регламентирующий документ не только для службы
делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.
Подготовку Инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической
службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом,
после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.
В числе организационных документов делопроизводства с начала 1980-х годов применяется и такой
нормативный документ, как Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это
перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности
конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его
юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного
закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки. В
табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически
повторяется.
Методика разработки табеля создана ВНИИДАД*. Она включает:
* Вялова Л.М. О введении табеля документов, реализующих функции управления// — Документоведение,
документационное обеспечение управления. — 1985. — ¹ 1(15), с. 10-14.
• предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых документов, состав
управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе
работы изучаются действующие государственные законодательные акты и нормативно-методические
документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (устав,
положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в ор-
ганизации (учреждении);