 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
116
• определение структуры табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в
делопроизводстве, табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В
первом случае разделами табеля будут управленческие функции, подразделами — задачи, свойственные
аппарату управления, во втором — названия структурных подразделений. Внутри разделов документы
систематизируют либо по степени важности, либо по алфавиту наименований;
• выбор формы табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали
располагаются названия документов, а каждая вертикальная графа содержит ту или иную
характеристику процедуры документирования. Например, табель может иметь такие графы:
код формы документа,
наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для
применения или издания документа,
наименование структурного подразделения, ответственного за подготовку, периодичность
составления,
согласование (внутреннее и внешнее) — указываются организации или структурные
подразделения или должностные лица, участвующие в этом процессе,
подпись (должность лица, которое подписывает документ),
утверждение (должность руководителя или наименование органа, который утверждает
документ),
печать (необходимость удостоверения документа печатью),
адресат — организация (структурное подразделение, в которое предоставляется
документ).
Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его
регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника и др.
Процесс составления табеля позволяет делопроизводственной службе проанализировать все
операции с документами (должности исполнителей и руководителей, принимающих участие в со-
ставлении, подписании, визировании, утверждении, периодичность создания документа,
характеристика применяемых технических средств создания, пересылки). После утверждения руководи-
телем организации табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки
документов. Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) осуществляет делопроизводственная
служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документировании —
внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, а также контроль за
порядком использования.
Применение табеля позволяет:
• исключить возможность неоправданного создания новых форм;
• установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими
функциями и задачами;
• учесть количество видов и форм документов.
8. 8. Условия труда
Условия труда работников службы делопроизводства — это совокупность трудовых, санитарно-
гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на
организм человека в процессе труда.
Трудовые факторы — регламентация режима работы: чередование периодов труда и отдыха на
протяжении рабочего дня. При разработке внутреннего трудового распорядка необходимо учитывать
уплотненность рабочего дня, характер труда, нервно-эмоциональное напряжение, санитарно-
гигиеническую обстановку. Исходя из этого надо устанавливать начало и конец рабочего дня, перерыв
на обед, дополнительные перерывы. Режим труда и отдыха должен строиться с учетом
физиологических закономерностей приспосабливаемости организма человека к условиям трудовой
деятельности, особенностям конкретного производственного процесса и условий труда.
Работоспособность человека в течение дня не остается одинаковой. С утра необходим какой-то
период врабатываемости, который переходит в период максимальной устойчивой работоспособности.
Через три часа наступает спад, утомление. После обеденного перерыва опять необходим период
врабатываемости, а ближе к концу рабочего дня появляется более глубокое утомление, чем перед
обедом. Для большинства работников службы делопроизводства характерны ограничение двигательной
деятельности, работа в сидячем положении. Часть персонала испытывает физические перегрузки