 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
114
работника — регистрация документов; в разных организациях эта задача может предусматривать
выполнение таких работ, как ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных
или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача
информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов
аппарата управления и т.д. При формулировке обязанностей исходят из принятой в организации
технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разделе формулируются
особенности подготовки и передачи документов, доступа работника к определенной информации,
правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок
исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В раздел «Права» вносят такие права работника делопроизводственной службы, как: принятие
решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных
видов документов, право контроля, право возврата документов на доработку и т.д. Четкая
формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в
отдельный раздел. В разделе «Ответственность» формулируются содержание и формы ответственности
должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие
своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть уста-
новлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим
законодательством и учетом специфики работы организации.
Два последних раздела тесно взаимосвязаны и позволяют установить критерии оценки труда.
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной
нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила,
приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.
Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной
конкретной организации.
Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их
составления служат Типовые инструкции, а также действующие государственные нормативно-
методические документы.
Структура Инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения.
В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распространения Инструкции (например,
«Инструкция распространяется на все документы», «... на административные документы», «....кроме
конфиденциальных документов» и др.), ответственность за ее несоблюдение, подразделение, которое
отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в учреждении в
целом и в ее структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность,
нормативно-методическую базу.
Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Документирование», где определяются:
• вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;
• виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной,
организационной, информационной деятельности;
• общие правила подготовки и оформления документов;
• правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок
визирования, согласования, утверждения и подписания;
• порядок изготовления и размножения документов;
• правила оформления и заверения копий и приложений;
• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
• порядок работы исполнителей с документами. Содержание этого раздела может быть значительно
расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих правила подготовки
документов коллегиального органа, а также заместителей руководителя. Некоторые организации
выделяют все перечисленные вопросы в самостоятельный организационный документ типа Правил (или
Регламента) подготовки и оформления документов.
Раздел «Организация документооборота» включает:
• порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
• организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
• основные инстанции движения документов;
• порядок подготовки и отправки исходящих документов;
• порядок учета объема документооборота.