 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
113
работников за выполнение возложенных функций, а также сроки действия Положения и порядок его
пересмотра. Эти разделы не относятся к числу обязательных, но значительно повышают роль
Положения как организационного документа.
Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает
руководитель организации. Оформляется Положение на общем бланке организации и согласовывается с
руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
Пересмотр Положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы
делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и
методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит
перераспределение функций между структурными подразделениями.
Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав
между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении
отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей — должностная инструкция
(см. § 7.1). Служебная должность является первичным элементом управленческой структуры.
Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в
структурном подразделении, от разделения и кооперации труда. Должностная инструкция —
действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регули-
рующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность
каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.
Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный
документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других
служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов
различных категорий. Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и
Основных положениях ГСДОУ*.
* Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. — М., Минтруд РФ,
1998; Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. — М., 1991, с. 73.
Второй источник при составлении должностных инструкций — типовые должностные инструкции.
Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных
подразделений (например, секретарей структурных подразделений). Наличие типовых инструкций
значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностные
инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение
работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным
расписанием.
Третьим документом, который используется при разработке должностных инструкций, является
Положение о структурном подразделении. Должностные инструкции регламентируют задачи и
функции, устанавливают их распределение между работниками структурных подразделений,
определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника. Положение и
должностные инструкции — взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности
каждого работника устанавливаются исходя из распределения всего комплекса функций, выполняемых
службой делопроизводства, вытекают из задач и функций всей службы в целом.
К тексту должностной инструкции предъявляются требования полноты определения задач,
функций, обязанностей. Нечеткое и неполное определение деятельности каждого работника ведет к
нестабильности и несогласованности действий отдельных работников. При закреплении в
формулировках должностной инструкции общих, неконкретных, обтекаемых обязанностей создается
чисто формальный документ, который не выполняет своего назначения. Все пункты должностной
инструкции должны исключать возможность различного толкования ее содержания, конкретизировать
обязанности и виды работы. Глаголы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном
наклонении: «Инспектор выполняет», «Секретарь организует», «Референт составляет» и т.д. и при этом
должна быть точно отражена степень самостоятельности в выполнении работы: «принимает участие...»,
«совместно с...», «организует визирование», «обеспечивает выполнение».
В разделе «Основные задачи и обязанности» формулируется основная задача работника данной
должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных
обязанностей, из которых складывается выполнение основной задачи. Например, основная задача