 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
427
фирмы, общающиеся с основной массой посетителей; помещение для отдыха работников фирмы;
кладовая для рекламной документации, сувениров, деталей, экспонатов; желательно также помещение,
где представители фирмы могут за чашечкой кофе побеседовать с посетителями – потенциальными
деловыми партнерами, проявившими особый интерес к деятельности фирмы.
Как к конференции, так особенно к выставкам и ярмаркам должно быть подготовлено большое
количество информационных материалов: общеинформационные сведения об организации, ее
возможностях, потенциале, репутации; рекламная информация первого уровня о продукции и
возможных услугах, предлагаемых организацией; детальная информация о продукции, рассчитанная на
специалистов и квалифицированных потребителей. Все эти материалы должны быть подготовлены с
определенным запасом и должны отличаться высоким уровнем полиграфического исполнения.
Представители фирмы, работающие на выставках, должны быть хорошо подготовлены и способны
ответить на любой вопрос, касающийся качества продукции и предлагаемых услуг.
Неквалифицированный ответ или оговорка неблагоприятно влияют на репутацию организации и ее
продукции.
Представители должны обладать достаточно высокими полномочиями, так как ряд контрактов
заключается непосредственно во время выставок.
Визитные карточки – важное средство, облегчающее деловое общение. На визитных карточках
указываются фамилия, имя, отчество, место работы, адрес, должность, номер служебного телефона,
факса, электронной почты, возможно, номер в Интернете. Текст визитной карточки печатается на
родном языке, на английском языке, на языке страны, в которой приходится часто бывать. Лучше иметь
наборы карточек с текстами на разных языках (желательно, чтобы оборот карточки был чистым – для
возможных записей). Визитными карточками обмениваются при взаимном представлении. Они могут
быть широко и разнообразно использованы, заменяя подчас длинные формальные письма. В этом
случае карточка может быть послана партнеру, а в ее нижнем левом углу предпочтительно карандашом
пишут первые буквы французских слов, например:
P. F. (pour Fete) – поздравление (с праздником).
P. F. N. А. – поздравление с Новым Годом.
Р. С. – выражение соболезнования
P. R. – выражение благодарности.
Р. Р. – представление
Р. Р. С. – прощание и т. п.
Подарки и сувениры. Цветы дарят деловым партнерам в знак приветствия, по поводу
знаменательного события, благодарности за участие в мероприятии и т. п. В принципе можно дарить
любые цветы и в любом количестве (четном или нечетном). Совсем не обязательно дарить огромные
букеты.
Можно обойтись и маленьким букетиком, и одним красивым цветком. Но следует помнить, что в
России, например, четное число цветков ассоциируется с грустными событиями, в Германии огненно-
красные розы воспринимаются как символ страстной любви и вряд ли могут рассматриваться как
деловой подарок. В Латинской Америке красный цвет – символ крови и смерти, поэтому
мексиканскому партнеру лучше дарить белые цветы, а в Китае и Турции популярны букеты из цветов
красного оттенка в сочетании с декоративной зеленью.
Выбор сувениров и подарков зависит от характера взаимоотношений. Хороший подарок – изделия
народных промыслов, художественные альбомы. Личные вещи (духи, галстуки, рубашки) дарят только
очень близким людям.
Подарки не должны быть слишком дорогими, чтобы гости не чувствовали себя обязанными.
Существуют определенные правила хорошего тона при приеме подарка: надо поблагодарить дарящего,
затем развернуть пакет, посмотреть, что в нем, и еще раз поблагодарить за внимание.
Приемы играют важную роль в развитии деловых контактов. Главное назначение их – не прием
пищи и дегустация напитков, а углубление и расширение контактов, получение нужной информации и
обмен мнениями в неофициальной обстановке. Участие в приемах – обязательный вид служебной
деятельности. К приему надо тщательно готовиться, решая заранее, с кем и о чем переговорить, с кем
познакомиться, кого представить. Надо быть готовым и к любым вопросам потенциальных
собеседников.
Приемы существуют дневные и вечерние, с рассаживанием за столом и без него.