 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
426
• приветственные речи;
• обеспечение транспортом;
• размещение в гостинице и т. п.
Каждый пункт требует детальной проработки и обязательного определения ответственных
исполнителей, следует также предусмотреть определенный резерв, гарантирующий выполнение
каждого пункта в случае каких-либо недоразумений.
Если глава делегации и ее члены прибывают с супругами или иными сопровождающими,
необходимо разработать специальную программу для сопровождающих.
Во время пребывания делегации принято организовывать неофициальные, неформальные встречи
по инициативе как хозяев, так и гостей. Первая такая встреча организуется хозяевами, но в общей
программе должен планироваться свободный вечер, чтобы гости могли воспользоваться возможностью
организовать ответную встречу. В программе каждого дня принято оставлять свободное время для
второго завтрака и личных дел.
При встрече зарубежной делегации ранг встречающего главы делегации должен соответствовать
рангу и должности главы приезжающих. Существуют определенные сложившиеся правила взаимных
приветствий, включая и их последовательность, размещение в автомашинах, доставление в гостиницу.
Правила хорошего тона рекомендуют распрощаться с гостями в вестибюле гостиницы (вы убедились,
что у них все в порядке с поселением и не вынуждаете пригласить вас на чашечку кофе, что
напрашивалось бы, если бы вы их проводили до номера). При расставании договариваются о визите
вежливости или так называемом протокольном визите, которым начинаются официальные деловые
контакты.
Цель краткого протокольного визита (20–30 минут) – своеобразный ответ на встречу гостя при
приезде и одновременно уточнение программы пребывания. Обычно во время этого визита пода¸тся
угощение (но без спиртного). Инициатива ведения беседы – у принимающей стороны, а инициатива
ухода – за гостями.
Рассмотрим некоторые дополнительные положения, касающиеся проведения бесед. После
окончания каждого раздела переговоров заранее назначенный сотрудник или руководитель делегации
составляет подробную запись беседы, включающую информацию об участниках переговоров, перечень
основных обсуждавшихся вопросов, мнения сторон по этим вопросам, достигнутые договоренности или
изложение позиций сторон по разногласиям, записи о вручении документов или их копий.
Памятные записки используются для подтверждения сделанного во время беседы устного
заявления, чтобы не допустить его неправильного истолкования, а также для подтверждения
достигнутой устной договоренности, чтобы привлечь внимание к затронутому вопросу, может быть,
связать собеседника необходимостью отвечать на определенные вопросы, поднятые в ходе беседы.
Если участник переговоров хочет, чтобы к вопросам, которые он поднимает при обсуждении, было
привлечено внимание, он должен заранее подготовить памятную записку и передать ее после устного
заявления.
Проведение конференций требует более детальной подготовки, включая и рассылку с разрывом в
полтора-два месяца информационных писем. В них сообщается: в первом письме – о вероятной
тематике, месте, структуре и сроках конференции, а также об условии представления материалов на
конференцию, о вероятном представительском взносе, стоимости проезда и пребывания на
конференции, второе информационное письмо содержит подробную программу конференции, включая
ее деловую, неофициальную и культурную части, сведения о приемах, а также информацию о
программе поездок, программе для сопровождающих и т. п. В этом письме детально рассмотрены все
вопросы, касающиеся приезда, размещения, затрат во время конференции. Обычно к информационным
письмам прилагаются опросные листы, заполняемые будущими участниками и включающие как
информацию об участниках, так и сведения об их предполагаемой деятельности на конференции, а
также о способах оплаты представительского взноса.
Оргкомитет конференции детально готовит все организационные мероприятия по приему
участников, проведению конференции и всех мероприятий, включенных в ее программу.
Проведение выставок может быть связано и с проведением конференций или семинаров. Часто
выставка может быть их составным элементом. При этом возникает ряд задач, связанных с
организацией выставочного зала, подбором и размещением экспонатов, а также с затратами участников
на оформление стендов. Оптимальный блок для размещения фирмы на выставке включает три или
четыре помещения: помещение для размещения основных экспонатов, где находятся представители