 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
416
В ходе любого делового контакта специалист принимает верные решения и, естественно, допускает
ошибки, он сталкивается с особенностями, иногда неожиданными и непредсказуемыми, поведения
своего делового партнера. Тщательный анализ результатов и хода общения, умение сделать для себя
выводы на будущее – важнейшее условие роста специалиста в области внешнеэкономической
деятельности.
Рассмотрим теперь некоторые приемы проведения бесед с деловыми партнерами и организации
собраний и совещаний.
20.7. Рациональные приемы проведения бесед
Беседы с глазу на глаз – наиболее частый вид общения в самых разнообразных деловых ситуациях.
Беседа оказывается эффективной при следующих условиях.
1. Заранее четко должна быть определена задача беседы. Последующая подготовка к беседе зависит
от того, насколько ясны конкретная задача и ее более широкое стратегическое назначение.
2. Необходимо подготовить план проведения беседы, отвечающий ее заранее определенным целям.
Следует определить, какие вопросы должны быть заданы, насколько детально должна быть
проанализирована ситуация, какие пояснения необходимо дать. При составлении плана целесообразно
предсказать возможную позицию и тактику собеседника и отработать соответствующие им варианты
плана.
3. Длительность беседы определяется целями и планом беседы. Длительность беседы полезно
предварительно согласовать с собеседником. Нерационально выделять слишком много времени на
первичное знакомство, но и решить серьезный вопрос за 15–20 минут невозможно.
4. Выбор места и времени встречи в большой мере зависит от избранной стратегии беседы. Любой
человек чувствует себя более спокойно и уверенно на своем привычном рабочем месте, здесь он менее
насторожен, поэтому легче получить представление об его интересах и целях. Визит к партнеру нередко
может дать больший эффект, чем прием его у себя, тем более что во время такого визита можно
получить значительную дополнительную информацию и сделать важные и ценные наблюдения.
Если цель общения – достижение откровенных партнерских отношений, то при приеме у себя
рационально создать спокойную обстановку и не пытаться подавить партнера роскошным кабинетом,
сверхнасыщенной программой. В то же время при общении с малокультурным партнером
конфронтационного склада в определенных ситуациях может оказаться оправданным выбор места и
обстановки, демонстрирующих ваши преимущества.
Время для беседы целесообразно выбрать таким образом, чтобы участники беседы не торопились и
чтобы их не отрывали от обсуждения. Вряд ли удастся добиться серьезных результатов, если
собеседнику через полчаса нужно уезжать домой и его мысли заняты этим.
5. Взаимоотношения в ходе беседы во многом зависят от организации начала беседы. Для создания
нормальной рабочей обстановки важно, чтобы собеседнику не приходилось нервничать, разыскивая
ваш кабинет, и не пришлось бы длительно дожидаться в приемной, если вы опаздываете к заранее
согласованному началу встречи. Возникающее при этом у партнера психологическое напряжение
усложняет переход к деловым переговорам. Неаккуратность принимающего часто воспринимается как
признак пренебрежения к партнеру или даже как прямой вызов, особенно если ваш собеседник –
человек с болезненным самолюбием и повышенным комплексом неполноценности.
Внимательность и аккуратность в начале беседы, умение продемонстрировать искренний интерес к
собеседнику – серьезная предпосылка не только для удачного проведения беседы, но и для
формирования положительного имиджа хозяина встречи. Как и в любых других ситуациях, вежливость
и внимательность в начале беседы должны быть естественным, привычным стилем поведения.
Искусственность, нарочитость настораживают партнера и усложняют беседу.
6. Беседа должна быть целенаправленной. Каким бы разнообразным не было ее развитие,
необходимо стремиться к достижению поставленной цели и обсуждать именно те вопросы, к которым
заранее готовились партнеры. Поэтому беседу следует вести в заранее намеченных рамках. Конечно, в
ходе обмена мнениями у собеседника могут появиться принципиально новые предложения. Может
случиться, что он направит разговор по пути, к которому вы не готовы. В этом случае одно из
возможных решений – отметить, что предложение интересно (заманчиво, требует анализа), но вы не
готовы к его немедленному обсуждению. Можно предложить сегодня окончить обсуждение заранее
намеченных вопросов, а завтра (в следующий раз, через неделю) специально, детально и
квалифицированно рассмотреть этот новый подход.