 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
147
систематических каталогах новые понятия. Эти особенности обобщают в алфавитно-предметном
указателе (АПУ), который является ключом к каталогу библиотеки.
Аудитору, ревизору необходимо в процессе поиска изучить весь информационно-поисковый
аппарат библиотеки для ускорения поиска необходимой литературы по вопросам, поставленным на
решение аудита, ревизии.
Алфавитно-предметный указатель содержит алфавитный перечень понятий, зафиксированных в
каталогах, и их индексы, а при системной разработке — всеь тезаурус, в который входит это понятие, с
его расчленением и связями. Вместе с тем перечень многих публикаций не помещается полностью в
имеющиеся рубрики, поскольку ускорение научно-технического прогресса обусловливает возник-
новение новых знаний, не предусмотренных при разработке индексов. Поэтому аудитор, ревизор
должны владеть активными методами поиска, которые основываются на автоматизированных
библиотечно-библиографических системах, созданных на технической базе ЭВМ.
Приступая к составлению списка необходимой литературы, аудитор, ревизор в условиях ручного и
автоматизированного поиска должен сформулировать его начальные данные. Прежде всего ему следует
просмотреть рубрики систематического каталога в соответствии с темой исследования, а потом найти
рубрикации, содержащие необходимую для него информацию. Как видно из содержания идентифика-
ционных признаков, для поиска литературных источников по алфавитному или систематическому
каталогу аудитору необходимо четко, полно и однозначно сформулировать в запросе поисковый образ
документа (ПОД) и правильно библиографически описать его. Поэтому изучение информационно-
поискового аппарата библиотек является обязательным атрибутом для аудитора, ревизора.
Изучение практики создания аудиторами, ревизорами собственных справочных фондов позволяет
обобщить опыт и предложить форму информационной карточки. Такие карточки составляют на
основные законодательные и нормативные акты, методические, инструктивные и другие ин-
формационные материалы, используемые в процессе проведения аудита, ревизии. В карточки вносят
изменения и дополнения, касающиеся конкретных законодательных актов и нормативно-справочных
документов. В них указывают содержание внесенных изменений, орган, который внес изменения, дату
и номер регистрации документа. Для создания информационного комфорта карточки располагают в
специальной картотеке по правилам построения систематических и алфавитных каталогов. Вместе с тем
каждый аудитор, ревизор может создать собственный алфавитно-предметный указатель (АПУ), а если
есть соответствующая региональная аудиторская организация, то такая информационная система очень
нужна. В частности, информационные документы, используемые при аудите, ревизии, можно
группировать в рубриках, принятых для составления справочной литературы по вопросам нормативных
документов по финансам, бухгалтерскому учету, финансово-хозяйственному контролю. Такими
рубриками могут быть: «Общие вопросы организации и методологии бухгалтерского учета»,
«Финансовое состояние предприятия», «Учет и аудит использования денежных средств», «Учет и аудит
товарно-материальных ценностей», «Учет и аудит использования труда и заработной платы», «Учет и
аудит производства продукции (работ, услуг), затрат производства, калькуляции себестоимости
изделий» и др. Возможны также другие группировки информационных карточек, что обусловлено про-
фессиональными потребностями аудитора, ревизора. Наиболее эффективно размещение
информационных карточек в базах данных АСОИ.
Следовательно, использование классификаторов технико-экономической и нормативно-правовой
информации в финансово-хозяйственном контроле и аудите позволяет в условиях АСОИ
автоматизировать поиск и декодирование объектов исследования, что, в свою очередь, сокращает
сроки контрольно-аудиторского процесса и повышает его влияние на результаты, деятельности
предприятия.
9.4. Проектная документация к созданию АСОИ и ее использование в контрольно-
аудиторском процессе
Функционирование АСОИ для управления и контроля хозяйственной деятельности позволяет в
процессе ревизии и аудита автоматизировать поиск информации, которая находится в базах данных
контролируемого предприятия, а также решать на ЭВМ задачи контроля методом пакетной обработки.
По методу пакетной обработки определенное количество информации объединяется в пакет по
признаку контроля и передается по каналам связи за один сеанс. Задача и ее решение фиксируются на
внемашинном запоминающем устройстве. После полного завершения задания или по специальному
запросу абонента, которым является ревизор, аудитор, ЭВМ выдает ответ. Обработка информации осу-