 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
146
отыскивают по кодовому обозначению нужную строку классификатора и таким образом декодируют
объект исследования, содержащийся в машинограмме, проектной документации по созданию АСОИ.
Системы кодирования, используемые для построения кодов технико-экономической информации
на конкретном предприятии, а также методика декодирования объектов классификации описываются в
документе «Система классификации и кодирования» технического проекта АСОИ. Наличие указанного
документа на предприятии, где внедрена АСОИ, — обязательное условие ввода ее в эксплуатацию. Это
обусловлено тем, что технический проект для конкретного предприятия является нормативным
документом, регулирующим процесс автоматизированной системы обработки данных, и хранится у
заказчика после согласования с ним и составления акта утверждения документов технического проекта.
Раздел «Описание структуры кодовых обозначений» технического проекта АСОИ, в частности
документ «Система классификации и кодирования», содержит номенклатуру объектов кодирования,
структуру и разрядность кодового обозначения и описание принятой системы кодирования,
классификационные таблицы. Ревизор, аудитор, используя указанные документы технического проекта
АСОИ, могут воспроизвести действительное значение единиц информации по их кодовому
обозначению.
В процессе функционирования АСОИ возможны изменения номенклатуры объектов кодирования,
структуры и разрядности кодовых обозначений. В этих случаях при декодировании информации
необходимо пользоваться документом технического проекта «Система классификации и кодирования»,
принимая во внимание соответствующие коррективы классификаторов, внесенные в процессе функ-
ционирования АСОИ.
Характеристики объектов классификации определяют по классификационным таблицам, в которых
предусмотрены наименования классификационных группировок каждого разряда (группы разрядов)
кодового обозначения их в соответствии с принятой системой кодирования. В связи с тем, что
классификаторы составлены в порядке нарастания кодовых обозначений, по ним можно легко отыскать
полное или сокращенное наименование объекта контроля.
Использование классификаторов технико-экономической информации в ревизии и аудите
финансово-хозяйственной деятельности предприятий и объединений позволит ускорить поиск и
декодирование информации, что, в свою очередь, будет способствовать сокращению сроков проведения
контроля и повышению его качества.
Информационное обеспечение ревизоров и аудиторов может быть приведено в определенную
систему. При исследовании фактографической информации о финансово-хозяйственной деятельности
предприятий для обеспечения потребностей в нормативно-справочной информации (НСИ), к которой
относятся все законодательные акты, положения, инструкции, необходимо пользоваться
библиотечными и собственными справочными фондами.
Основой информационно-поискового аппарата библиотек являются каталоги, упорядоченные
совокупности карточек которых содержат библиографическое описание литературных источников.
Основные каталоги составляют по алфавитному принципу или по другим принципам систематизации
знаний. Кроме основных создают вспомогательные каталоги: законодательных и ведомственных актов,
постановлений правительства. Сведения в картотеке часто сохраняют только до момента издания
библиографического указателя, который включает соответствующие публикации. Основными
каталогами являются систематический и алфавитный.
Систематический каталог организовывают в соответствии с действующей классификацией науки,
проблемы которой обозначены цифровыми и буквенно-цифровыми обозначениями (индексами),
совокупность их иерархически размещают в разделах, подразделах, рубриках каталога. Публикацию
обозначают одним или несколькими индексами, если она касается нескольких проблем. Картотеку с
описанием публикации размещают в тех подразделах систематического каталога, которые обозначены
на ней соответствующим индексом.
Алфавитный каталог создают по четкой последовательности букв алфавита в зависимости от
количества авторов, наличия специального, титульного редактора и др. Первым словом, по которому
описывают литературный источник и которое определяет размещение его в каталоге, может быть
фамилия или первое слово названия публикации.
При создании каталогов учитывают общие правила индексации публикаций согласно универсальной
десятичной классификации (УДК) и библиотечно-библиографической классификации (ББК). Вместе с
тем большие библиотеки создают свои варианты указанных систем, с помощью которых отражают в