 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
92
Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа
руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения
документа руководителем карточка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.
При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматривает
полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а
затем уже, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.
Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую в
информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.
При регистрации на ПЭВМ, данные о документе, заложенные при его регистрации,
будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.
При этом поиск можно вести по любому из введ¸нных показателей.
6.5 КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В
контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками
исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса
осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица.
Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного
обеспечения управления или в небольшой фирме - секретарь. Сроковый контроль можно
разделить на текущий и предупредительный.
Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических
средств.
Учитывая пока еще низкую исполнительскую дисциплину в стране, все документы,
требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль.
Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. Например,
для исполнения обращений граждан.
В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо
поручение обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и
решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах,
рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения
периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и
отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.
В приложении к "Государственной системе документационного обеспечения
управления" дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо
воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.
Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные
сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить
поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.
Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть
ручная сроковая картотека, но сегодня вс¸ чаще используется автоматизированная система
контроля исполнения документов.
Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используются
регистрационные карточки и картотечный ящике 32-мя подвижными (картонными или
пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). За
32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на сле-
дующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по
числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным
сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный
срок исполнения.
Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам исполнения,
т.е. ставят каждую карточку за то число, на которое документ должен быть исполнен. На