 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
93
отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В
произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства.
Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно
быть исполнено.
Одна из главных обязанностей инспектора по контролю (или секретаря в небольшой
фирме), в начале рабочего дня вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания
текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Это может быть личный опрос,
опрос по телефону и т.п. Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим пе-
ренос срока исполнения, об этом докладывается руководителю. Срок исполнения может
быть изменен только лицом, его ранее установившим.
Помимо текущего контроля желательно вести предупредительный контроль. Для этого
выявляют по карточкам документы, срок исполнения которых истекает через 3 дня и
предупреждают об этом каждого исполнителя. Ежедневный контроль (текущий и
предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Работники приуча-
ются к тому, что за исполнение всякого задания обязательно спросится в срок.
Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником,
который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения
вопроса зависит процветание фирмы и т.д. все время подчеркивает нужность данного
работника и его работы. Кроме того сроковая картотека помогает при планировании ра-
бочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное
число.
Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об
исполнении, указывается как решен вопрос; за каким номером и когда отправлен документ.
Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в
документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ
передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной
стороне карточки.
После снятия документа с контроля, контрольная карточка вынимается из сроковой
картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о
документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной
картотеке, изымается и используется, при необходимости, в других справочных картотеках.
Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.
Периодически (в крупных учреждениях ежемесячно) составляются аналитические
справки, в которых указывается, какое количество документов было взято на контроль,
сколько не выполнено в срок, из них по уважительным и неуважительным причинам.
Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за
исполнением документов, который секретарь ведет на ПЭВМ. Специальные программы
позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в
определенный срок, Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все
задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку
каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу
контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей
в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов,
с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по
срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки
могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на
компьютер руководителя. Автоматизированный контроль за исполнением документов
выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как
составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.