 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
90
кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день
подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.
Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные
регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.
Из документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как
правило, следующие сведения:
- дата получения;
- входящий ¹ (индекс);
- дата документа;
} его основные поисковые признаки
- индекс документа
- регистрационный номер документа;
- автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;
- заголовок (о чем документ);
- резолюция;
- срок исполнения;
- исполнитель (кто с ним работает);
- ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен)
- ¹ дела (куда документ помещен после исполнения)
При регистрации отдельных видов документов, например обращений граждан,
внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы,
частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан
записывается их адрес.
Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о
регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов,
наличие приложений и т.д.
Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и
автоматизированная электронная (на ПЭВМ).
Журнальная система регистрации нужна только тогда, когда учет документов выступает
на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации.
Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как
правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.
Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень
незначительное количество документов.
Во всех остальных случаях эта форма регистрации устарела,* так как затрудняет
ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.
* Журнальная система регистрации была введена в России в 1720 г. Генеральным
регламентом Петра I.
Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки
(РКК - регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть
определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.
Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5
(148х210) или А6 (105х148):