Navigation bar
  Print document Start Previous page
 89 of 212 
Next page End  

89
отделам для доставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих
регистрации. Обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.
6.3 РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПИВШИХ ДОКУМЕНТОВ
Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность
их движения и соответственно скорость доставки документа конкретному исполнителю, то
есть фактически время решения вопроса. Обычно в крупном учреждении эту работу
проводит опытный сотрудник службы делопроизводства, а в небольшой фирме - секретарь-
референт.
Для того, чтобы квалифицированно предварительно рассмотреть и распределить
документы, надо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение
обязанностей между исполнителями. В учреждении надо иметь классификатор вопросов
деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Задача секретаря-референта на
данном этапе освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения
второстепенных вопросов.
К руководителю должны поступить документы, касающиеся основных вопросов
деятельности учреждения, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию,
распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны
передаваться в отделы или непосредственно исполнителям-специалистам.
Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их
поступления, срочных документов - немедленно.
Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям
или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.
6.4 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как
"Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его
создания, отправления или получения".*
* ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.:
Изд-во стандартов, 1984,с.4. п. 39.
Как вытекает из определения, регистрация прежде всего прида¸т юридическую силу
документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не
зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещ¸ не существует.
Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован,
учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержд¸н.
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и
справочная работа по документам.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и
использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс
регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в
определ¸нную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы
данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации созда¸тся
информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).
Каждый документ, отнес¸нный к числу регистрируемых, получает свой
регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше уч¸тного порядкового
номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.
Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы
регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация
внутренних документов проводится децентрализованно по группам: в бухгалтерии, отделе
Сайт создан в системе uCoz