 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
63
В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в
виде отдельного поручения, ГОСТ Р 6.30-97 допускает оформление резолюции на отдельном
листе бумаги, обычно формата А6 или А7.
Отметка о контроле (реквизит 18)
Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка
о контроле в виде буквы "К" (контроль) или слова "Контроль" на левом поле документа на
уровне заголовка. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или быть
написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.
Е¸ цель - напоминание исполнителю, что документ контролируется.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 27)
Завершающая отметка на документе - эта отметка об исполнении. Она проставляется
сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка
об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах. Так, все
документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы,
послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному
гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты
(числа, месяца, года).*
* Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, п.2.21
Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена.
После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать
ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при
отсутствии такого, краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер этого дела,
подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом
или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем поле в
левой его части. Например:
Сообщено по телефону О. Б. Павловой 12.05.96.
В дело 03-13.
И.Иванов. 14.05.98
или:
Ответ направлен
17.06.98 ¹ 01-13/184.
В дело 13-13
И.Иванов 19.06.96
или:
Рассмотрено на заседании коллегии.
Протокол коллегии от 12.08.98 ¹17
В дело 06-13
И.Иванов 15.08.98
Отметка об исполнителе (реквизит 26)
На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием
фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка
позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает
все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка
предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и
полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с
исполнителем.
Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне
последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле. Например:
Лопухова
Людмила Николаевна