 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
62
учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о
получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.
Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их
поступления фиксируются автоматически.
Отметка для автоматического поиска документа (реквизит 29)
Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на документе
делается об этом специальная отметка. В соответствии с требованиями стандарта она может
включать имя файла, код оператора, дату, место изготовления, а также другие поисковые
данные.
Отметка располагается на нижнем поле каждого листа документа.
Резолюция (реквизит 16)
После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю
(организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения
отражается в резолюции.
Резолюция - "надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая
принятое решение".* Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса,
отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый
на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора
исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К
резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу:
четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста,
подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции,
содержащие решение вопроса (например, "Зачислить", "Выделить 300 тыс. руб",
"Отказать") или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст
резолюции должен содержать три части: кому поручается - фамилия и инициалы
исполнителя, что поручается - характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.
Например:
Каревой Я.Д.
Свяжитесь с музеями и выясните их готовность
участия в совещании к 05.08.98
Личная подпись 28.07.98
* Юридический энциклопедический словарь. — М.: Советская энциклопедия, 1984, с.
319.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым,
является ответственным за исполнение документа и организует работу других
соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы
исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).
Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого
документа и, следовательно, не требуется его специально указывать в резолюции, то
руководитель может проставить в резолюции только фамилию исполнителя (исполнителей) с
инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату. Например:
ВеберуА.Б.
ГалкинуА.А.
Организуйте проведение конференции
к указанному сроку
Личная подпись 03.08.97
Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является
основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа
берется из резолюции.