 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
61
должности лица, заверившего копию, его личную подпись, е¸ расшифровку (два инициала и
фамилия) и дату заверения. Например:
Верно
Секретарь
Личная подпись
Т.В.Романова
14.07.98
Если копия документа пересылается в другое учреждение или выда¸тся на руки,
заверительную отметку удостоверяют печатью.
Тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов,
выполненных на гербовом бланке и предназначенных для рассылки, ГОСТ Р 6.30-97
допускает только при условии заверения каждой копии документа печатью организации.
Гриф утверждения документа (реквизит 15).
После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего
они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно
предусмотрена в нормативных актах.
Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на
определенный круг лиц и организаций.
Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу:
специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением,
решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На утверждаемом
документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта офор-
мления:
УТВЕРЖДАЮ
УТВЕРЖДЕНО
Президент Акционерного общества
Приказ Министра
"Гималаи" подпись Е.А. Султанов
здравоохранения России
15.05.98
15.05.98 ¹ 36
Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся прописными буквами без кавычек.
Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего
документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. Документ
может быть утвержден руководителем своей организации или вышестоящей.
Если документ утверждается другим документом, то указывается наименование
утверждающего документа в именительном падеже, его дата и номер.
Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа (на месте адресата в
бланке письма).
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении к
методическим рекомендациям "Оформление документов. Методические рекомендации на
основе ГОСТ Р6.30-97.
4.4 ОТМЕТКИ НА ДОКУМЕНТЕ
Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками,
помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его
исполнения.
Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 28)
При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и
время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или
вручную резиновым штемпелем. Она состоит из сокращенного названия организации, куда
поступил документ, даты получения и входящего уч¸тного номера (индекса).
Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока
исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе
учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий уч¸тный номер
может служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется для