 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
32
В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято
использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой
язык. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в
память машины. Устойчивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают
однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие по-
лучателем. Например: "В соответствии с достигнутой договор¸нностью ..." или "Просим
Вас изыскать возможность" или "Принимая во внимание, что ... просим (предлагаем)" и т.д.
Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых
словосочетаний, т.к. в деловой документации большинство слов употребляется только с
одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации
текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее
употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному)
компоненту.* Например: архив - обрабатывать, сдавать в, создавать; вакансия -
замещать, иметь; совещание - вести, готовить, закрывать, открывать, переносить,
приглашать на, проводить, устраивать.
* Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. - М.:
Главархив СССР, 1982.С.24-43.
Кроме того, правильность сочетания слов легко проверить по "Словарю сочетаемости
слов русского языка".* Примеры употребления стандартных фраз, выражений и
словосочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в
инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов
конкретных учреждений.
* Словарь сочетаемости слов русского языка. Под ред. П.Н. Денисова, В. В. Морков-
кина. — М.: Русский язык, 1983.
Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном
предложении однокоренных слов, тавтологии. Например: адресовать в адрес, следует
отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.
Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных
терминов. Их употребление должно быть ограничено. В том случае, если термин может
оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его
объяснение.
Недопустимо употребление в служебных документах разговорных и устаревших слов,
архаизмов. Например: канцелярист, и т.д.
Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица,
единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными
(фирма просит, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем
возможным, перечисляем и т.п.). В распорядительных документах, отражающих принцип
единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объяснительные записки,
заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).
В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности,
используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (совет постановляет,
правление решило).
В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного лица
(постановили, решили, предлагаем).
В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного лица
(слушали, выступили, постановили), а запись выступлений вед¸тся от 3-го лица
единственного числа (Иванов возражает ... и предлагает).