 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
31
Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе
конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные
записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти
компьютера.
Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные
вопросы и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом
используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.
Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап - окончательное
оформление и подписание документа.
В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам
документов. Прежде всего следует помнить, что служебный документ призван побудить к
какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью
приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть бе-
зупречны в юридическом отношении.
Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной
краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность
двоякого понимания текста.
Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела,
непредвзятое описание и оценка событий.
Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация,
необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота
информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает
переписку и задерживает решение вопроса.
Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе,
предопределяются краткостью и ясностью изложения.
Ч¸ткость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность
восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий
управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д.
могут привести к нежелательным последствиям.
Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации,
исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа
должно нести смысловую нагрузку.
Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная
композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в
предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед
определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие,
используется обратный порядок слов. Например: Повысить дисциплину помог переход на
хозяйственный расчет.
Если поводом для создания какого либо документа послужил другой документ или
доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его
данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа,
регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Например:
В соответствии с приказом Федеральной архивной службы
России от
11.12.97 ¹401
"Об организации учета особо ценных документов ..."
или
В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 15.06.95
¹ 1474-РП "О мерах по стимулированию жилищного строительства"...
К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых
формул - языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны прежде всего
повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи.
Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок
и других информационно-справочных документов.