Navigation bar
  Print document Start Previous page
 33 of 212 
Next page End  

33
Широкое распространение в служебных документах получило применение
сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет
восприятие информации. Например: военно-морские силы - ВМС; отдел труда и зарплаты -
ОТЗ; абсолютный - абс.; страница - с.; так далее - т.д.; смотри - см. и т.д. Сокращения
должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме
того, рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его
расшифровку). Например: ОРД (организационно-распорядительная документация).
Написание сокращений ведется в соответствии с классификаторами технико-экономической
информации, требованиями государственного стандарта* и правилами русской орфографии.
Однако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому рекомендуется использовать
словарь сокращений** русского языка.
* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации.
Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов, п.
4.12. Сокращения.
** Алексеев Д.И., Гозман И.Г., Сахаров Г.В. Словарь сокращений русского языка. М.:
Русский язык, 1984.
Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые
и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос документы значительно легче в
обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на
исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных воп-
росов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится
снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает
некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на
контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого
документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов ин-
формационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется
включать в них по одному вопросу.
Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они
формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а
указываются лишь вид документа, автор и дата.
При чтении документа большое значение имеет последовательность представления
информации, ч¸ткое выделение е¸ основных частей, т.е. структура текста. Под структурой
текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определ¸нной
последовательности.
Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются
причины, основания или цели составления документа, в другой - выводы, предложения,
просьбы, распоряжения, решения, рекомендации. Например:
В январе 1998 г. институт проводит конференцию "Проблемы развития
предпринимательства в России". Будут обсуждены проблемы структурных изменений в
экономике и развития предпринимательства.
Просим принять участие и подготовить свои предложения.
Декан факультета И.А.Скокшина
В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути
документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа
вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями. Например:
Прошу дополнительно выделить 30 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.
Предполагается проведение лабораторных занятий по составлению документов,
редактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением
документов. Количество ПЭВМ. в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий
одной подгруппы студентов.
Сайт создан в системе uCoz