 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
153
После окончания регистрации уточн¸нный список присутствующих, включающий
фамилию, имя, отчество и название организации, переда¸тся председателю, что позволяет
ведущему ориентироваться при проведении совещания.
Одновременно с регистрацией желательно проводить и проставление отметок на
командировочных удостоверениях. Если эту операцию не провести сразу, потребуется сбор,
а затем раздача отмеченных командировочных удостоверений участникам совещания или же
каждый участник должен будет по этим вопросам обращаться к организаторам совещания.
Во время регистрации следует сразу же собрать сведения о потребности в обратных
билетах. При хорошей организации совещания рабочая группа берет на себя задачу
приобретения билетов на обратную дорогу.
В ходе регистрации выясняется желание принять участие в предлагаемых мероприятиях
культурной программы.
При регистрации участникам выдаются, если не были ранее разосланы, размноженные
для них документы (тезисы, проекты решений и др.). Также могут выдаваться канцелярские
принадлежности (папки, блокноты, авторучки и т.п.), что предусматривается заранее и
закладывается в финансовые расходы.
Совещание должно начинаться точно вовремя. Желательно сразу согласовать с
участниками правила совместной работы: регламент для выступлений, перерывы, время
окончания совещания.
Во время перерывов не забывайте проветривать помещение. При наличии системы
кондиционирования воздуха, необходимо произвести е¸ регулировку в зависимости от
степени заполнения помещения. В перерыве могут быть предусмотрены кофе-паузы, когда
участникам предлагаются кофе, чай, бутерброды, печенье и т.д., организована продажа
литературы.
Ответственным этапом является документирование совещания, т.е. запись процесса
обсуждения внесенных на повестку дня вопросов. В ходе совещания и после его окончания
необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее. Ход совещания можно
стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.
Стенограмма и фонограмма -это дословная запись всего, что говорилось на совещании,
т.е. всех выступлений, вопросов, ответов, реплик. При стенографировании и фонозаписи
следует учитывать, что стенографистки могут не знать фамилии всех выступающих,
особенно подающих реплики и задающих вопросы. При фонозаписи часто трудно
определить выступающего по голосу, если он не был назван. Поэтому, несмотря на
стенографирование или фонозапись, необходимо фиксировать фамилии всех выступающих в
порядке хода совещания, что позволит установить принадлежность каждого выступления,
реплики, вопроса в ходе расшифровки стенограммы или фонограммы. Для ведения
стенограмм и расшифровки фонограмм требуются специальные работники: стенографистки
и диктофонистки. В расшифрованные стенограммы и фонограммы, как правило, вносятся
редакционные правки. Это достаточно дорогостоящий вид документирования совещаний.
Его целесообразно вести лишь для наиболее важных мероприятий или в том случае, когда
заранее предусматривается публикация материалов совещания.
Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совещаний является их
протоколирование.
11.3 ПРОТОКОЛ
Протокол
- организационно-распорядительный "документ, фиксирующий ход
обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и
заседаниях коллегиальных органов".* Более обобщенное определение дают толковые
словари русского языка, определяющие его как "документ с записью всего происходящего на
заседании, собрании".
* Единая государственная система делопроизводства, с. 74.