 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
152
видеосвязь, когда участники слышат и видят друг друга. При такой форме совещания
организаторы до начала совещания должны провести пробное подключение и проверить
качество связи с каждым его участником. С лицами, на принимавшими ранее участия в
аналогичных совещаниях, следует связаться заранее, чтобы уточнить наличие у них
необходимого программного обеспечения и проверить качество связи.
Но и при традиционной форме совещания, когда участники собираются в одном
помещении, компьютер используется для демонстрации материалов по ходу выступления. В
этом случае организатору совещания необходимо заранее уточнить у выступающих, в какой
программе подготовлена демонстрация и перед совещанием проверить представленные
материалы.
11.2 ОБСЛУЖИВАНИЕ СОВЕЩАНИЙ
Обслуживание совещания начинается в день его проведения, но если есть приглаш¸нные
из других городов, то накануне.
В день совещания помещение открывается заранее и тщательно проветривается, еще раз
проверяется наличие необходимой аппаратуры, е¸ рабочее состояние, готовность рабочего
места стенографистки или ведущего протокол. На небольших совещаниях на место каждого
участника совещания кладутся необходимые документы (если они не были разосланы
заранее). Кроме того на стол ставятся минеральная вода или другие прохладительные
напитки, стаканы, бумажные салфетки. Если есть президиум, аналогично готовится место
для каждого члена президиума.
К первым организационным мероприятиям обслуживания совещания относится и
встреча его участников. Она во многом определяет настроение. Всякий срыв, накладка (не
встретили, встретили с опозданием, возникли затруднения с размещением, поиском места
совещания) неизбежно вызывают отрицательные эмоции.
При проведении совещания с ограниченным числом участников, их встречают перед
входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствуют каждого и приглашают
пройти на совещание.
В ряде случаев, один из организаторов встречает при входе в зал совещания, а другой
сотрудник встречает при входе в здание, приветствует, указывает, где раздеться, куда
пройти. На больших совещаниях развешиваются указатели и таблички. Но часто бывают и
такие ситуации, когда какого-то участника надо встретить в аэропорту, другого на
железнодорожном или автовокзале, или в день совещания заехать за участниками в
гостиницу и т.д. Поэтому процедура встречи должна быть продумана до мельчайших
деталей и расписана между членами рабочей группы: кто кого и где встречает.
Участники совещания регистрируются. Если их число ограниченно, эту работу проводит
секретарь руководителя. Если совещание с большим количеством участников, их
регистрирует специально выделенный работник или группа работников. Обычно
регистрация ведется по заранее заготовленным спискам участников. В тех случаях, когда
принятие решения предполагает голосование, прибывший на совещание расписывается в
заранее заготовленном списке присутствующих. При организации больших конференций
участники могут заполнять анкеты (карточки) с последующим обобщением этих данных в
списки. Анкеты (карточки) позволяют получить всю необходимую информацию об
участниках. В регистрационных анкетах (карточках) как минимум указывается фамилия,
имя, отчество, место работы, занимаемая должность, на научных конференциях - наличие
ученых степеней и званий.
Регистрация позволяет к моменту открытия совещания знать состав присутствующих, их
количество. Количественный состав особенно важен для совещаний, на которых принятие
решений требует кворума, т.е. установленного законом или уставом такого количества
присутствующих, при котором принятое решение является правомочным.