 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
146
Слово "совещание" определяется толковым словарем как действие по глаголу
совещаться т.е. сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-нибудь.
Таким образом под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда
определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обус-
ловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам.
Так как в принятии решений задействовано много работников, такой вид
управленческой деятельности является наиболее дорогостоящим.
Стоимость совещания складывается из заработка всех его участников, заработка
готовящих и обслуживающих его работников, командировочных расходов, затрат на аренду
помещения, аппаратуру и других накладных расходов. Как указывает L.J.Seiwert, "Вряд ли
найд¸тся другой вид такой деятельности, при котором растрачивалось столько времени
стольких людей одновременно, как при проведении совещаний".*
* Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках. Пер. с нем. - М.: Экономика, 1990, с. 186.
Поэтому совещание должно быть подготовлено особенно тщательно с детальной
проработкой всех организационно-технических мероприятий как по организации, так и его
проведению. Причины пустой траты времени и средств чаще всего заключаются "просто-
напросто в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и орга-
низованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены".*
* Зайверт Л. Ваше время — в Ваших руках. Пер. с нем. — М.: Экономика, 1990.
В зависимости от состава участников совещание может быть международным,
всероссийским, областным, городским, внутриучрежденческим. Количество участников
также может быть различно. Сложность и объем вопросов определяют и временные рамки
совещания: многодневное, однодневное, несколько часов и в пределах 1-1.5 часа.
В соответствии с видом совещания, количеством участников и временными рамками
проводятся различные подготовительные организационно-технические мероприятия. В
учреждениях с постоянно действующими коллегиальными органами (советами, коллегиями)
должен быть типовой регламент проведения заседаний, где определены периодичность
заседаний и все процедуры подготовки и проведения с указанием должностных лиц,
отвечающих за каждую процедуру. Такие коллегиальные органы имеют секретаря, основной
обязанностью которого является подготовка, обслуживание заседаний и ведение
документации этого коллегиального органа. Для организации крупных совещаний создается
рабочая группа из сотрудников различных подразделений. В небольших организациях,
коммерческих фирмах, акционерных обществах работу по обслуживанию совещаний
выполняет секретарь.
Начинается работа по подготовке совещания с принятия решения о необходимости его
проведения, выносимых на него вопросах и предполагаемых участниках, времени и месте
проведения. Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии) имеют
годовые, квартальные и месячные планы работы, постоянный день и время заседаний.
Назначать совещание лучше на начало или конец рабочего дня, чтобы не разбивать
рабочий день, ритм работы, не заставлять людей переключаться с одного вида деятельности
на другой. Кроме того, нужно сразу обдумать место проведения совещания. Оперативные
совещания с небольшим количеством участников часто проводятся в кабинете руководства.
Заседания постоянно действующих коллегиальных органов (советов, коллегий и т.д.) обычно
проходят в специально предназначенных для этого одних и тех же залах заседаний. Но в том
случае, когда имеются приглаш¸нные и общее количество участников требует большего
помещения, необходимо к его выбору отнестись ответственно. Помещение надо выбрать до
составления приглашений, чтобы в н¸м точно указать место проведения заседания. Выбирая
помещение, учитывают прежде всего количество участников. Обязательно должно быть пре-