 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
147
дусмотрено достаточное количество запасных мест: для маленького совещания
дополнительно 2-3 стула, для больших совещаний не менее 15-20 мест. Кроме того, выбирая
помещение, учитывают возможность применения технических средств и оборудования.
На основании указаний руководителя и по согласованию с ним разрабатывается
повестка дня. Повестка дня -это первый документ, который составляется при подготовке
совещания.
Такие коллегиальные органы как коллегии, различные советы и т.д. имеют годовые,
квартальные и месячные планы работы. При формировании повестки дня заседания такого
коллегиального органа выносятся на обсуждение как плановые вопросы, так и оперативные
по указанию руководителя.
При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить вопросы, по которым
больше приглашенных. После их рассмотрения приглашенные могут уйти. Остальные
вопросы располагаются по степени сложности от более сложных и трудоемких к более
простым.
В повестке дня указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и
должность лиц, докладывающих каждый вопрос. Вопросы нумеруются и начинаются с
предлога "О", "Об", или формулируются в именительном падеже. Например:
Список участников - это второй документ, который подготавливается. Если это
заседание постоянного коллегиального органа - совета, правления, комиссии, то список уже
имеется и к нему лишь должны быть добавлены приглаш¸нные лица.
Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого нельзя обойтись.
Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и
исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или
имеющими опыт в решении аналогичных проблем.
Ч¸ткой организации работы способствует составление списка по определ¸нной форме, в
которой заранее можно предусмотреть все сведения, необходимые впоследствии для
контроля за ходом подготовки и проведения совещания. Например:
Список участников совещания 01.02.99
При необходимости список может дополняться другими вопросами. Такой список,
размноженный в нужном количестве экземпляров, можно будет использовать одновременно
при регистрации, для работы хозяйственных служб, он может быть положен на стол
президиума совещания, что позволит ведущим ориентироваться при непосредственной орга-
низации работы совещательного органа.