 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
135
- о служебном положении - приказ руководителя организации о переводе;
- об образовании - документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение,
свидетельство);
- об изменении фамилии, имени, отчества - приказ по личному составу, изданный на
основании документов органов ЗАГС.
Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не
допускается.
Изъятие документов из личного дела может быть произведено лишь с разрешения
руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная
работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием с какой целью и
по чьему распоряжению документ изъят, кому передан.
При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении и
копия приказа об увольнении.
Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным
учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству
имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для
личного дела вновь принятого сотрудника.
На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке (форма ¹ Т-2)
проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.
Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется
соответствующий акт.
Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных
органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации.
Выдача личного дела во временное пользование учитывается по контрольной карточке,
которая ставится на место выданного дела. В контрольной карточке указывается когда, куда
и кому выдано дело и ставится подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в
контрольной карточке указывается дата его возвращения и она вкладывается в дело.
Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы. Дела располагаются по
порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих
сотрудников.
Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив
учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в
журнале учета личных дел.
При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено
самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в
одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются
вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строгом алфавите фамилий и
отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на н¸м фамилии, имени и
отчества лица, на которое заведено личное дело. К объедин¸нному делу составляется
внутренняя опись включ¸нных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий,
им¸н и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения на это
лицо.
На архивное хранение передаются и невостребованные трудовые книжки.
Трудовые книжки хранятся в строгом алфавите фамилий. Каждая трудовая книжка
является самостоятельно хранящейся единицей и в дела не подшивается. Для удобства
хранения трудовые книжки можно помещать в папки с клапанами, коробки или ящики, на
которых указывается: "невостребованные трудовые книжки -... шт". При изъятии трудовой
книжки в их количество вносится исправление.
Многие документы по личному составу имеют длительный срок хранения и подлежат
особому учету. Чаще всего ведутся журналы:
- учета приказов о приеме, переводе, увольнении;
- учета приказов о командировании;