 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
134
документов 3 года. Отдельно формируется дело с приказами о предоставлении отпусков и
взысканиях. Приказы о командировках целесообразно группировать в отдельное дело вместе
со служебными записками, явившимися основанием для издания приказа. Эти приказы
внутри дела также располагаются по хронологии. Срок хранения дела 3 года.
Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников.
Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию,
до увольнения работника. Они систематизируются по структурным подразделениям, а
внутри по алфавиту фамилий.
Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у
ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они располагаются
строго по алфавиту фамилий и после окончания текущего года должны быть подготовлены к
передаче на архивное хранение.
Особого внимания требует ведение личных дел.
Личное дело
- это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о
работнике и его трудовом стаже.
Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на
работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться
другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного
положения и др.
Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает:
¹ дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.
За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие
кадровую документацию.
Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать
документы включать в дело в следующей последовательности:
- внутренняя опись документов дела;
- заявление о приеме на работу;
- анкета с фотокарточкой;
- трудовой договор;
- приказ о приеме на работу (копия);
- документы об образовании (копии);
- характеристики или рекомендательные письма.
В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут добавляться документы,
подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов,
свидетельств, документов органов ЗАГС и т.д., аттестационные листы, копии актов ревизий
и т.п.).
Т.к. изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к анкете, где
делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводах по
службе в личное дело не включаются.
Не подлежат приобщению к личному делу справки учебных заведений о предоставлении
учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.п.
На документы личного дела составляется внутренняя опись.
Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и
подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты
формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о
приеме на работу, а конечной - дата увольнения.
Личное дело ведется в одном экземпляре.
Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:
- вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника,
биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.
- приобщать к делу полученные документы. Основанием для внесения изменений и
дополнений в личное дело является: