 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
119
* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
На основе описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет
годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней ведомственный архив будет
передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с
установленными правилами.
В маленьком учреждении или фирме всю эту работу выполняет секретарь.
8.5 СДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится
по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных
подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводится
ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному
составу принимаются архивом по описям.
Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника
структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела
делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого
экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью
фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие
будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц,
осуществлявших ее.
Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до
20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в
ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений. Канцелярии
вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки,
включив их в опись.
Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по
номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей,
"Основные правила ведомственных архивов" разрешают хранение этих дел
"централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях" до
истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном
порядке.
Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются из
ведомственных в государственные архивы. Руководителям негосударственных предприятий
часто неизвестно, что их документы, "представляющие собой историческую, научную,
социальную, экономическую, политическую или культурную ценность", составляют
негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации.* Собственники таких
документов имеют право на передачу их по соглашению на хранение в государственные
архивы.**
* "Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской
Федерации и архивах". — М.: Государственная архивная служба России, 1993, ст. 6.
** Там же, ст. 13.