 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
106
Документы формируются в дело за один календарный год. Однако "книги
бухгалтерского учета при наличии в них по истечении года свободных листов могут быть
использованы для записей операций следующего года. В этих случаях книги сдаются в архив
один раз в два года".*
* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на
бюджете, п. 20, с. 13.
Бухгалтерская документация в подавляющем большинстве группируется по хронологии.
Документы собираются по месяцам. Однако в зависимости от количества документов в
одном томе могут группироваться документы за квартал или календарный год. При этом
документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца.
При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия
учреждений - корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц,
объектов, предметов.
Так, лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в
самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.
Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка
и др.) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются
квитанции, накладные и другая подобная документация. Оправдательные документы
(наряды на работу, сменные рапорты и др.) рекомендуется помещать в отдельные дела во
избежание их потери или злоупотреблений.
Изъятие документов организации, может производиться только органами
государственной налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия, прокуратуры
и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим
уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.
Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц учреждения,
организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие и оформляется
протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу
этой организации.
На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается
содержание изъятых документов.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие,
соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии изымаемых документов
с указанием основания и даты их изъятия.
Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не
пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов,
производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут дооформить
эти тома: сделать внутреннюю опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать,
заверить своей подписью, печатью.*
* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на
бюджете, п. 27, с. 16.
В случае утери или уничтожения бухгалтерских документов нормативные акты
предусматривают создание руководителем учреждения комиссии по расследованию причин
пропажи или уничтожения. Комиссия назначается приказом руководителя. В необходимых
случаях к ее работе привлекаются представители следственных органов, охраны и госу-
дарственного пожарного надзора.*
* Там же.