Navigation bar
  Print document Start Previous page
 105 of 212 
Next page End  

105
Например, к приказам часто подбирают различные заявления, справки, акты, записки,
послужившие основанием для их издания. Их можно группировать отдельно: "Приказы за
1997 г." - одно дело и "Документы (справки, заявления, докладные записки) к приказам за
1997 г." - второе.
Также часто формируют протоколы и документы к ним.
Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним)
помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо
от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 1996 год будет
составлен в 1997 году, но помещается в дело 1996 г. И наоборот, план на 1998 г. составляется
в 1997 году, а помещается в дело 1998 года. Перспективные планы должны быть отнесены к
начальному году их действия. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты
группируются отдельно от проектов этих документов.
Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом,
алфавитном и нумерационном порядке, но возможны сочетания и комбинации. Как правило,
документы в деле группируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему
размещение документов в последовательности решения вопроса. Эта группировка совпадает
с хронологическим принципом группировки.
Систематизация отдельных категорий документов имеет свою специфику.*
* Основные правила работы ведомственных архивов, п. 2.2.5.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.)
формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной
деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Документы коллегий группируются в два дела:
- протоколы и решения коллегии;
- документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключения,
проекты решений и т.д.). Переписку систематизируют в хронологической последовательнос-
ти: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по
инициативным документам.
Свою специфику имеет формирование бухгалтерских документов. Формирование дел в
бухгалтерии начинается сразу с начала года. В бухгалтерских книгах в начале года в
соответствии с правилами, изложенными в "Инструкции по бухгалтерскому учету..." до
начала записей нумеруются все страницы (листы). На последней странице за подписью
главного бухгалтера делается надпись "В настоящей книге всего пронумеровано ... страниц
(листов)". Кассовая книга ф. КО-4, ф. 440, приходно-расходная книга учета бланков
трудовых книжек и вкладышей к ним ф. Т-9, кроме того, должны быть прошнурованы и
опечатаны сургучной печатью, а количество листов в фф. КО-4 и 440 заверено подписями
руководителя учреждения и главного бухгалтера и ф. Т-9 -руководителем учреждения".*
* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на
бюджете, М., ИПО "Полигран", 1993, п. 20, с. 13.
"Инструкция по бухгалтерскому учету..." указывает, что по истечении каждого
отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера - накопительные
ведомости вместе с относящимися к ним документами должны быть подшиты в
хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов
брошюровку можно производить за три месяца в одну папку".*
* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на
бюджете, п. 24, с. 15.
Сайт создан в системе uCoz