 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
107
7.3 ХРАНЕНИЕ ДЕЛ
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного
документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в
архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретар¸м.
Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных
картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.
Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках
вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке
каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.
Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать
последовательности расположения дел в номенклатуре.
При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по
номеру дела нужную папку с документами.
Последнее время получила распространение подвесная система хранения документов.
Однако она требует специального устройства (или специальных шкафов) и папок с вырезами
по корешку или выступающей по краям корешка рейки, с помощью которой дела
передвигаются по штанге.
К сожалению, еще очень часто дела хранятся в столах у исполнителей, которые не
только не знают правил формирования дел, но и недооценивают эту работу, вследствие чего
дела часто ведутся небрежно, на поиски нужного документа тратится много времени,
документы теряются.
Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и
сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа
составляется и постоянно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается каждый
подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса
документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в
"Основных правилах работы ведомственных архивов".
Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику
учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным
за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором
указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.