 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
104
Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в
номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-
скоросшиватель или папка-регистратор.
На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если
учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше
употребить его. Например: Горбачев-Фонд, Атлантиксторм, МГИМО и т.п. Затем с новой
строки пишется название структурного подразделения. Например, Бухгалтерия или Отдел
кадров.
Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс
дела по номенклатуре. Например, Дело ¹ 02-24, где 02 значит индекс структурного
подразделения, а 24 - порядковый номер дела по номенклатуре.
Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Внизу
обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянных срок хранения,
пишется "хранить постоянно").
В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем
номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой,
заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под
резервным номером.
Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить исполнен ли он (о чем должна
быть помета). Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело
запрещается. Далее проверяется правильность оформления документа. Требование
"Основных правил работы ведомственных архивов" указывает "каждый документ,
помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями
государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов",*
т.е. перед подшивкой еще раз проверяется наличие подписей, заверительной надписи,
отметок, дат, индекса и т.п.
* Основные правила работы ведомственных архивов, п. 2.2.3.
Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные
копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные
материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо
резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.
Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм., около 250 листов. Если
документов больше, дело разделяется на два или более тома.
При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является
группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в
исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением
одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и завершения работы
дела переформируются.
Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого
правила составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в
течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их
постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва. Особенность в
формировании имеют дела учебных заведений, формируемые по учебным годам, документы
театров, характеризующие сценическую деятельность и группируемые в течение
театрального сезона, дела фильмов, рукописи, истории болезни и ряд других.
Документы помещаются вдело со всеми относящимися к ним приложениями и
дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Однако, в тех
случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в
самостоятельные тома.