 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
103
7.2 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть
заведены специальные папки с надписями типа "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии",
"На отправку", "На согласование", "На
подпись" и т.п. На каждой папке надо указать
фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф,
шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной
командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение
другому сотруднику.
После окончания работы с документом он переда¸тся для помещения в дело.
Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за
эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года.
В небольших фирмах формирование и хранение дел вед¸тся централизованно, обычно в
секретариате.
Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаются в дела в
тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит
потерю документов и обеспечит их сохранность.
Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается много. Чтобы в них
легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их
исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.
Формирование дела определяется как "группировка исполненных документов в
соответствии с номенклатурой дел".* Распределение документов в дела проводится в
соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка
документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его
сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда
придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и
оформлению дел.
* ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, п. 42.
Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня
при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются
"Основные правила работы ведомственных архивов" и "Государственная система
документационного обеспечения управления".
Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть, на основании
указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретного
учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных
категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения,
ответственные за формирование и хранение дел.
Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования
документов.
Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние
документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.
В небольших учреждениях, фирмах дела централизовано формирует и хранит секретарь.
В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность
документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и
методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив и
соответствующий государственный архив.*
* Основные правила работы ведомственных архивов, п. 2.2.2.