 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
102
сроки их хранения согласовываются с архивом и ЭК (ЦЭК) учреждения и утверждаются
ЭПК архивного органа.
Пятая графа "Примечания" заполняется в течение года в том случае, если надо сделать
отметки: об уничтожении дел, передаче дел в архив; о незавершенных делах; делах,
переходящих на следующий год и т.п.
Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается и одобряется ЦЭК (ЭК)
учреждения, визируется заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на
согласование в государственный архив, если документы поступают на государственное
хранение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения.
Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, его номенклатура
дел может согласовываться с ЭК вышестоящей организации.
Печатается номенклатура дел не менее чем в 4-х экземплярах: первый хранится в
делопроизводственной службе учреждения, второй в государственном архиве, с которым она
согласовывалась, третий в ведомственном архиве, четвертый является рабочим и в виде
выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения для заведения
по ним дел.
Экземпляр, согласованный с государственным архивом и утвержденный руководителем
учреждения, имеет постоянный срок хранения и включается в сводную номенклатуру в
раздел делопроизводственной службы.
Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если
функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура
перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается
руководителем учреждения. В таком случае Государственный архив уведомляется, что но-
менклатура дел на следующий год остается без изменений.
Однако, не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и
согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться
новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.
В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве
заведенных дел. При ее составлении следует учитывать в числе прочих сведения графы 3 -
количество дел (томов, частей). В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел,
подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет,
временного хранения до 10 лет включительно.
Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел
Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа,
где хранятся дела и по ней быстро можно установить номер нужного дела и найти
необходимый документ.
Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение
и быстрый поиск документа.
Номенклатура - достаточно сложный документ, ее составление требует специальных
знаний и коммерческим фирмам, небольшим учреждениям, не имеющим специально
подготовленных работников в области документального обеспечения управления, лучше
заказать номенклатуру на хозрасчетной основе в архивных учреждениях.