 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
101
независимо от места в штатном расписании, ставится делопроизводственная служба
(канцелярия). Последними разделами помещаются общественные организации и органы
действующие на общественных началах.
Расположение всех разделов и дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел, т.е.
условным обозначением каждого дела. Если организация маленькая, ее номенклатура
строится по производственно- отраслевой или функциональной схеме и не делится на
структурные части, индексом дела будет порядковый его номер в номенклатуре
(01,02,03,04,...).
В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит обозначение структурного
подразделения и порядковый номер заголовка дела в пределах структурного подразделения.
Индексация структурных подразделений как правило постоянна и следовательно
повторяется из года в год. Желательно, для оперативного поиска документов устанавливать
одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений,
сохранять из года в год нумерацию дел структурного подразделения. Под одним и тем же
индексом из года в год вносятся в номенклатуру переходящие дела (т.е. по вопросам,
рассматриваемым в течение нескольких лет). Например:
"Переписка с машиностроительным заводом о поставке оборудования для
строительства 2-й очереди метро".
Индекс должен обозначаться арабскими цифрами. Например, если дело включено в
номенклатуру седьмым, а индекс структурного подразделения 02, то индекс данного дела
будет 02-07.
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа
имеет свое назначение и требует правильного заполнения".*
* Форма номенклатуры дел приведена в Государственной системе документационного
обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, в
Методических указаниях по составлению номенклатур дел.
Название раздела
Кол-во
Срок хране
При-
Индекс дела
Заголовок дела
дел
(томов,
ния дела
(тома,части)
ме-
ча-
частей)
и ¹ статьи по
Перечню
ния
01-03
Устав фирмы
Пост. ст. 37
01-04
Положения о структурных
подразделениях
Пост. ст. 38
01-05
Штатное расписание
Пост. ст. 52
В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из
двух частей - обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в
пределах структурного подразделения. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют
резервные порядковые номера для заведения в структурном подразделении дополнительных
непредусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года.
Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним
названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в
нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется графа третья. В четвертой графе
указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных
материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен. Если
дело формируется из документов, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями,