 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
106
Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-
конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются
подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых
документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по
работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр),
копировально-множительное бюро, архив.
Общий отдел
— это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и
исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В
структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих
структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур,
порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в
небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную
структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о
создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает
руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных
обществах — учредительная конференция, в кооперативах — общее собрание членов кооператива
*
.
* Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к
документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991, с. 64.
8.4. Задачи и функции службы делопроизводства
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация,
руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.
Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
• постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами,
информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в
ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими
документами;
• сокращение документооборота;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию
документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных
технологий делопроизводства*.
* Там ж е, с. 66
Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее
деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав
функций следующий:
1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов
организации; внесение в них изменений.
2. Разработка и проектирование бланков документов.
3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.
4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-
справочной работы по документам.
5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих
документов.
6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения
документов в установленный срок.
8. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их
копирования и оперативного размножения.