 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
105
Смешанная форма организации работы с документами — самая распространенная. При этом часть
операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация,
контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается
в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах,
управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации,
хранению дел, их предархивной обработке.
Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна
и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их
исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для
других — децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в
случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования —
если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству
структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях
регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии —
бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д.
Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-
модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих
документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных
подразделениях.
В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы —
один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не
регламентируют форму работы с документами.
В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается
прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса
связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений,
которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации
технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с
документами.
Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по
делопроизводству.
8.3. Типовые организационные структуры службы делопроизводства
Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е.
взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций
органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.
Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних
подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.
Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства,
которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным
группам и уровням управления.
Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой
выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в цен-
тральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных
подразделений:
• секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и
секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
• инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных
документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;
• канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро
учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов
документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационали-
зации работы с документами, центральный архив.
Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах
в составе управления делами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел
(отдел защиты информации) и другие отделы.