 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
107
9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного
использования документной информации.
10. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.
11. Организация контроля за работой с документами в структурный подразделениях.
12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации)
мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению
исполнительской дисциплины.
13. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях
организации.
14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с
действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.
15. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение
совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.
16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства*.
* Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. - М., 1991, с. 66.
Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Общих положениях ГСДОУ.
Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов
деятельности — от секретаря до управления делами.
8.5. Функции структурных подразделений службы делопроизводства
1. Секретариат
— структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания
руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт,
технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу
делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:
• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя
документов;
• подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с
функциональными структурными подразделениями организации;
• организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно
в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления
(составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление
протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);
• бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение,
подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы
приемной и т.п.).
2. Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений,
имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие
функции:
• подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и
выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными
подразделениями;
• анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;
• организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;
• прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка
принятых документов и их доведение до управляемых объектов.
3. Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования
документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:
• разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
• разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций,
правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);
• разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;