 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
59
Гораздо больше проблем возникает во время выполнения специальных заданий. Использование
прямых контактов и целевых групп может оказаться недостаточным для обеспечения интеграции. Если
задержки в решениях становятся длительными и линии коммуникаций расширяются, высшие
руководители вынуждены тратить больше времени на ежедневные текущие операции. В данном случае
необходимо создать на постоянной основе группу (команду) по решению наиболее часто возникающих
проблем. Такие команды могут встречаться ежедневно или еженедельно для обсуждения вопросов.
Команды могут быть сформированы на различных уровнях. В целом иерархия команд может быть
спроектирована. Проект структуры команды отражает характер проблем подразделений, определенных
функциональных областей деятельности, процессов, продукции или конкретных проектов. Чем больше
задач, требующих всестороннего рассмотрения, тем большее количество уровней, на которых должны
функционировать команды, а в ряде случаев тем шире должен быть круг их полномочий.
Условия эффективных взаимодействий
Использование группового метода дает возможность прийти к наиболее обоснованным решениям.
Накопленный опыт позволяет определить ситуации, в которых деятельность групп эффективна.
1. Система мотивации работников. Степень, в которой участники склонны к выполнению общих
задач группы, определяется тем, насколько мотивируется работа группы, насколько ее участники
представляют себе важность задач, как будет оценена и учтена их работа. Ясное представление
работника об общих задачах является первейшим условием процесса формирования целевой группы.
Состав ее зависит оттого, какое значение придается высшим руководством поставленной задаче. Если
руководство не придает значения целевой группе, то оно, естественно, не хочет растрачивать ресурсы и
включает в группу работников с низкой отдачей. Иногда проводится назначение работников по
очереди. Подчиненные обычно мотивируют свои возражения тем, что они заняты, а руководители не
снимают с них прежних задач, предлагая взять на себя новые, поскольку настала их очередь.
Назначение квалифицированного состава группы, определение поощрительных систем для нее,
освобождение участников группы от прежних заданий - все это имеет место в том случае, если
руководители серьезно относятся к целевой группе и придают значение ее работе.
2. Назначение линейных руководителей. Определенная часть целевой группы должна состоять из
работников, которые несут ответственность за выполнение совместных решений. Такими работниками
чаще всего являются линейные руководители. Проблема возникает не всегда в результате того, что
эксперты работают изолированно. Довольно часто эксперты обращаются за помощью к руководителю,
но получают ответ, что он не может им помочь в силу своей занятости. В этих случаях создание
целевых групп и команд может обойтись дорого и оказаться попусту затраченным временем. Для
обеспечения участия линейных руководителей в целевых группах организация должна быть
спроектирована таким образом, чтобы затраты на горизонтальные связи были отражены в выделяемых
руководителям средствах. Участие линейных руководителей будет иметь значение в том случае, если
целевые группы или команды позволят уменьшить поток информации и при этом сократить время
принятия решений.
3. Участники должны обладать информацией, необходимой для принятия решения. Это
правило довольно часто нарушается. Все подразделения, на которые окажет влияние решение, должны
принимать участие в его принятии. Хорошие результаты дают заранее подготовленные программы, в
которых предусмотрена подлежащая выполнению работа и рекомендовано поведение всех
исполнителей. Это позволяет легко определить те подразделения, которые затрагивает данная работа.
Приходится решать и вопрос о том, на каком уровне должен находиться участник группы. Уровень
может быть различным в зависимости от подразделения, его связей с другими организационными
структурами и степени неопределенности задач, стоящих перед каждым подразделением.
4. Участники должны иметь полномочия, чтобы привлечь к участию в работе свои
подразделения. Если поставлена определенная задача, участники должны использовать ресурсы,
необходимые для ее выполнения. С этой целью группа должна иметь конкретные полномочия по
воздействию на все подразделения, связанные с данной задачей. В определенных условиях группа
может и не иметь таких полномочий, но ее деятельность оказывается полезной в виде рекомендаций,
накопления информации, выработки советов и т. д. При этом благодаря использованию горизонтальных
связей происходит разгрузка информационного потока, направленного на высшие звенья управления.
Успех достигается, когда линейные руководители, принимающие участие в целевой группе,