 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
87
Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с
требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта,
договора, письма и т.д. Обычно по факсу предают оперативную информацию, так как
документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник
документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по
факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо
передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны ч¸тким, контраст-
ным шрифтом или написаны контрастными (ч¸рными, т¸мно-синими) чернилами,
шариковой ручкой, тушью.
ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
6.1 ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ
Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей
функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации.
От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость
получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка
документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим
последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и ч¸ткости
обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
"Движение документов в организации с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправления"* называется документооборотом.
* ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.:
Изд-во стандартов, 1984, С.4. п. 37.
Вся документация учреждения делится на три документопотока:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы.
Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке
и движении.
Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота
учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности
делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации
и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управ-
ленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:
- прием и первичная обработка документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация;
- контроль за исполнением;
- информационно-справочная работа;
- исполнение документов и отправка.
6.2 ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ
Операция в основном техническая. Проводится централизованно: в крупных
учреждениях экспедициями или специально выделенным работником (экспедитором), в
небольших - секретарем-референтом.
Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем,
приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.