 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
26
примерами из документов организации. Отдельно можно выделить раздел: порядок
печатания и размножения документов. Наличие таких разделов в инструкции значительно
упростит порядок подготовки документов, характерных для данной организации и исключит
их многократные пересоставления и переоформления.
После разделов, посвящ¸нных составлению и оформлению документов, следуют
разделы, описывающие порядок работы с ними: при¸м и первичную обработку документов,
регистрацию, направление документов к исполнителям, контроль исполнения документов,
информационно-справочную работу, составление номенклатур, формирование дел, текущее
хранение документов в делопроизводстве, экспертизу ценности документов, подготовку дел
для сдачи в архив, передачу дел в архив.
Разделы по обработке документов пишутся с уч¸том технологии, принятой в конкретной
организации: традиционная или компьютеризированная. Все этапы работы с документами
присутствуют как при традиционной технологии, так и автоматизированной, но они
различаются по характеру выполняемых операций.
Например: раздел "Информационно-справочная работа" в автоматизированной системе
может выглядеть так:
1.1 В процессе регистрации создается база данных для информационно-справочной
работы по документам организации.
1.2 Поиск документа может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному
в регистрационной карточке.
1.3 Справка может выдаваться:
По конкретному документу:
- где (у кого) находится;
- стадия исполнения (подготовки);
- результат исполнения;
- место хранения (для исполненных документов).
По теме (содержанию):
- конкретный документ;
- группа документов.
По корреспонденту/автору:
- конкретный документ;
- все документы автора/корреспондента;
- все документы автора по конкретному вопросу;
- все документы автора за определенный период.
По региону:
- стране;
- области;
- городу.
1.4 При поиске документов может указываться:
- Входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно
по каждой категории, так и по всем трем группам документов)
- Вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);
- Приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления, а для
внутренних - подписания документа);
- Регион, по которому ведется поиск (страна, область);
- Организация (корреспондент/адресат);
- Содержание (тема).
1.5 При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться
его номер;
1.6 При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при
необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов
результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.