 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
24
2.3 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим
единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации
является инструкция по делопроизводству. Она должна быть в каждом учреждении,
организации, предприятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе
общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на
унифицированные системы документации, Типовой инструкции по делопроизводству в
министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основных правил работы
ведомственных архивов, методических материалов архивной службы, ведомственных правил
и т.д.
Но в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по
делопроизводству должна отражать все особенности постановки делопроизводства
определ¸нной организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей
служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов,
создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций
(ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование комплексной
системы автоматизации делопроизводства и организации движения документов), наличие
архивов в традиционной и электронной форме и т.д.
Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда
индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их
обработки.
Составляя такую инструкцию, можно воспользовавшись Типовой инструкцией по
делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, взять из не¸
структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Например,
подготовка дел к архивному хранению и т.д.
Начинается инструкция по делопроизводству, как и рассмотренные уже другие виды
организационных документов - положение и должностная инструкция, с раздела "Общие
положения". В н¸м должно быть указано, что инструкция устанавливает единую систему
делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы. Специальный
пункт посвящается перечислению нормативных документов, на основе которых она
составлена. В этом разделе указывается также, на кого возложено руководство
делопроизводством в организации в целом и в структурных подразделениях.