 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
144
Работник, ведущий текущее хранение обращений, формирует их в дела отдельно от
общей переписки. При этом вместе с обращением подшивается копия ответа и все
относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения, т.е.
каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу. Внутри дела эти группы
документов по обращениям располагаются обычно по фамилиям заявителей в алфавитном
порядке. Если в учреждение поступает большое количество обращений граждан, то каждое
дело заводится по одной или нескольким начальным буквам фамилий заявителей. Например,
"Предложения, заявления, жалобы граждан на букву "А", "Б", "В" и т.д. Если обращений
мало, они могут быть сгруппированы в одно-два дела. Коллективные письма
сосредотачиваются в отдельном деле. Причем, предложения, заявления и жалобы граждан по
вопросам работы организаций группируются раздельно от обращений по личным вопросам.*
* Основные правила работы ведомственных архивов, М., 1988, п.2.2.13.
При небольшом количестве обращений их можно располагать в делах и в
хронологической последовательности. Появившиеся дополнительные материалы по вопросу,
связанному с обращением или повторное обращение подшиваются к первой группе
материалов. В дела группируются только исполненные документы. Обложка дела с предло-
жениями, заявлениями и жалобами граждан оформляется по установленной форме.
Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан хранятся в
учреждениях, организациях и предприятиях в справочных и других целях. Ответственность
за их сохранность, как и за сохранность всех документов, несут их руководители. Сроки
хранения этой категории документов указаны в статьях "Перечня типовых документов,
образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений,
организаций, предприятий, с указанием сроков хранения".*
* Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов,
министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков
хранения, - М.: Главархив СССР, 1989,ст. 31-35. с. 20-21.