 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
116
его заголовку, к заголовку составляется аннотация.* Пишется аннотация после заголовка с
красной строки.
* Основные правило роботы государственных архивов СССР, с. 68, п. 4.1.2.2.
Например:
Годовой отчет о работе фирмы за 1998 год. В отчете содержится ретроспективный анализ
развития фирмы с момента создания в 1991 году.
В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, протоколы),
вносятся номера этих документов.
Например: Приказы директора предприятия по производственным вопросам ¹ 1-84.
Протоколы заседаний Правления за 1999г. ¹1-18.
Подлинность документов дела в заголовке специально не оговаривается, она
подразумевается. Копийность документов в заголовке указывается.
Например: Приказы директора фирмы по личному составу за 1999 г. ¹ 1-78. Копии.
Проставляя дату дела (крайние даты), указывают начальную дату (дата самого раннего
документа в деле) и конечную дату (дата самого позднего документа в деле).
Если в деле имеются документы (например, приложения, справки, обзоры и т.д.), дата
которых не совпадает с датой дела, то под датой дела с новой строки делается запись: "В
деле имеются документы за ... год".
При наличии в деле особо ценных документов и невостребованных личных документов
(трудовых книжек, аттестатов, дипломов, паспортов и т.д.) эти документы вкладываются в
конверт, который затем подшивается в дело.
Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными
заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу
делопроизводственного года в соответствии с номенклатурой, может быть уточнен по
решению ЭК учреждения. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве
учреждения. В нем указывается номер фонда, номер описи и номер дела.
8.4 СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ
На документы постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись -
"архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а
также предназначенный для их учета и закрепления систематизации". Опись, таким образом,
служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Она
закрепляет систематизацию дел пут¸м присвоения каждому делу индивидуального номера,
раскрывает в заголовке дела его состав и содержание.
Составление описи - это завершающий, последний этап работы с документами в
делопроизводстве.
Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е.
располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного хранения, дела со
сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и
систематизация дел ведется по каждой указанной группе раздельно.
"Основные правила работы ведомственных архивов" предлагают также составлять
отдельно описи на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной
организации, документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.) и
описи на служебные ведомственные издания.*
* Основные правило работы ведомственных архивов, п. 4.2.3.
При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала
раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая
систематизация дел называется хронологически-структурная.