 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
100
При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки
хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет
и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов
устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения
(типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.
После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела
проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклатуре они должны быть расположены
в определенной последовательности, одинаковой для всех структурных подразделений, с
учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения
дел облетает быстрый поиск конкретного дела.
Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатур дел
рекомендуют первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные
документы директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной
документацией, относящейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или
структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного
подразделения). Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными
документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов).
За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами
(годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка.
02-01 Приказы и инструктивные письма Комитета РФ по металлургии по вопросам
бухгалтерского учета и отчетности
02-02 Положение о бухгалтерии и должностные инструкции сотрудников. Копии.
02-03 Приказы директора предприятия по производственным вопросам. Копии.
02-04 Приказы директора предприятия по личному составу. Копии.
02-05 Штатное расписание
02-06 Бухгалтерские отчеты предприятия. Годовые.
02-07 Бухгалтерские отчеты предприятия. Квартальные.
02-08 Бухгалтерские отчеты предприятия. Месячные.
При наличии однородных корреспондентов, "заголовки дел, заведенные по
географическому и по корреспондентскому признаку, вносятся в номенклатуру по алфавиту
корреспондентов или географических названий.*
* Основные правило работы ведомственных архивов, п. 2.1.34,с. 21.
Например: Переписка с фирмой "Аврора"
Переписка с фирмой "Светлый путь" Переписка с фирмой "Факел" и т.д.
или Переписка с вузами Амурской область;
Переписка с вузами Белгородской области;
Переписка с вузами Курской области;
Переписка с вузами Ярославской области и т.д.
Номенклатура дел структурного подразделения после ее рассмотрения, редактирования
и корректировки согласовывается с архивом учреждения, одобряется экспертной комиссией
и визируется у руководителя структурного подразделения. При согласовании номенклатуры
с ведомственным архивом, его работники проверяют полноту охвата номенклатурой
документов подразделения, правильность формулировки заголовков дел и установления
сроков хранения. Общественные организации учреждения и органы функционирующие на
общественных началах, также составляют отдельные номенклатуры дел.
На основе номенклатур дел структурных подразделений (в т.ч. и общественных
организаций и органов, действующих на общественных началах), делопроизводственная
служба организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел. Ее разделами являются
названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвер-
жденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры,