 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
39
подписывающим (утверждающим) документ. Если автором документа являются несколько
организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три способа оформления даты.* Даты, содержащиеся в тексте
документа, даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации
оформляются цифровым способом, арабскими цифрами. День месяца и месяц оформляются двумя
парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. При этом
государственный стандарт предусматривает два варианта последовательности расположения элементов:
* ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М., 1997, с.2—3. С изменениями ¹ 1,
утвержденными постановлением Госстандарта России «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р» ¹ 9-ст от
21.01.2000.
а) день месяца, месяц, год. Например: 01.09.2000.
б) год, месяц, день месяца. Например: 2000.02.01. Второй вариант соответствует традициям
оформления даты в европейских странах и закреплен в международных стандартах
ИСО 8601-88 *.
* ISO 8601:1988 Форматы обмена элементами данных. Обмен информацией. Проставление дат и времени.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 1 октября 2000 г.
Реквизит 10 регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа (индекс)
проставляется при его регистрации в организации — авторе документа. Регистрационный номер, как
правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы,
протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа помимо
порядкового номера может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по
номенклатуре, индекс должностного лица и др. При отправке ответных писем принято указывать два
индекса — тот, что присвоен документу в организации — авторе данного письма при его регистрации и
тот, который был на полученном документе (реквизит 11 — ссылка на регистрационный номер и дату
документа). Если письмо инициативное, т.е. одна организация обращается в другую с каким-либо
вопросом первый раз, то вторая дата и индекс не заполняются.
Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит
из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. На документе
регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем проставлению
авторов документа.
Реквизит 11 ссылка на индекс и дату входящего документа. Этот реквизит включается только в
бланк письма, он предназначен для проставления даты и индекса того документа, на который дается
ответ.
Реквизит 12 место составления или издания. Реквизит указывается на общем бланке или бланке
вида документа (например, приказа, постановления, решения и др.). Этот реквизит содержит сведения о
том географическом пункте, где зарегистрирована организация, место нахождения юридического лица,
определенное его государственной регистрацией. Оформляется этот реквизит в соответствии с
наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов. Если
место составления документа входит в название организации — автора документа, то его можно на
бланке не указывать.*
* Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. — М.: ВНИИДАД, с. 14.
Реквизит 13 гриф ограничения доступа к документу. Гриф ограничения доступа к документу
(отметки «секретно», «конфиденциально», «для служебного пользования (ДСП)» или отметки,
устанавливающие различные степени секретности или уровни конфиденциальности и др.)
проставляется на первом листе документа на верхнем поле справа. Отнесение информации к