 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
175
документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку
поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного
хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в
начале дела.
Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного
сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подоку-ментные
описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие
описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их
учет и сохранность.
В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на
основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела
постоянного и долговременного сроков хранения.
Контрольные вопросы
1. Что понимается под хранением документов в электронной форме?
2. Какими путями документы могут поступать в автоматизированную систему делопроизводства?
3. Каковы принципы упорядочения (систематизации) хранения файлов в компьютере?
4. Каков порядок организации хранения и доступа к документам в электронной форме?
5. Как обеспечивается сохранность документов в электронной форме?
6. Для чего осуществляется резервное копирование?
7. Для чего нужна антивирусная защита?
8. В чем особенность электронного хранения документов?
9. Каковы принципы построения архива в электронной форме?
10. В чем преимущества электронного архива?